Welche arbeitnehmerindividuellen Meldungen werden zum Jahreswechsel fällig?

Zum Jahreswechsel, spätestens aber bis Mitte Februar müssen Arbeitgeber für ihre Angestellten diverse Jahresmeldungen an Finanzamt, Sozial- und Krankenversicherungen senden. Online-Lohnabrechnung macht dies automatisch für sie.

Neben ereignisbezogenen Meldungen wie beispielsweise die Sofortmeldung  gibt es auch Meldungen, die Sie als Arbeitgeber einmal jährlich zum Jahreswechsel für Ihre Mitarbeiter durchführen müssen, in der Regel bis spätestens Anfang oder Mitte Februar des Folgejahres.

Dazu zählt die UV-Meldung  des Jahresentgelts Ihrer Mitarbeiter an die Gesetzliche Unfallversicherung ebenso wie Meldungen an das Finanzamt, die Kranken- und Pflegekassen, den Rentenversicherungsträger sowie an die Agentur für Arbeit.

Was muss ich bei Meldungen an Sozialversicherungsträger beachten?

Die Meldungen des Arbeitgebers an die Sozialversicherungsträger sowie an die Agentur für Arbeit sind für Ihre Mitarbeiter von großer Bedeutung, da sie dazu dienen, ihre Versicherungsansprüche sicherzustellen. Das dazu vorgeschriebene Meldeverfahren muss nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung DEÜV erfolgen.

Diese Meldung bezieht sich nur auf Mitarbeiter, die über den Jahreswechsel hinaus bei Ihnen beschäftigt sind. Von diesen ausgenommen sind allerdings Mitarbeiter, die z.B. aufgrund von längerer Krankheit nicht durchgehend bei Ihnen beschäftigt waren und für die Sie bereits eine Unterbrechungsmeldung versandt hatten.

Unter Angabe des Grundes "50" muss die Jahresmeldung elektronisch an die Sozialversicherungsträger gesandt werden. Dazu können Sie entweder das von den Versicherungsträgern bereitgestellte Programm sv.net nutzen oder aber eine moderne Online-Lohnabrechnung, die den Vorteil hat, dass sie die Meldungen nicht nur erstellt, sondern auch automatisch versendet. Das Online-Lohnabrechnungsprogramm denkt für Sie mit und hilft Ihnen, keine wichtige Meldung zu vergessen.

Was muss ich bei der Lohnsteuerbescheinigung beachten?

Seit 2010 dürfen Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigungen zum Jahreswechsel für ihre Mitarbeiter nur noch elektronisch an das Finanzamt senden. Jede Lohnsteuerbescheinigung muss folgende mitarbeiterspezifische Daten enthalten: Dauer der Beschäftigung, steuerpflichtiger Bruttoarbeitslohn einschließlich Sachbezüge, vom Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag,  Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung sowie eventuell Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und bestimmte steuerfreie Arbeitgeberleistungen.

Wichtig: Die Lohnsteuerbescheinigungen müssen Sie nicht nur an das Finanzamt senden, sondern auch an Ihre Mitarbeiter; üblicherweise mit der Januar- oder Februar-Lohnabrechnung des Folgejahres.

Online-Lohnabrechnungsprogramme wie ilohngehalt erfüllen nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen an die Erstellung der vorgeschriebenen elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, sondern erstellen diese automatisch mit der Lohnabrechnung. Auch den Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung an die Mitarbeiter ist gedacht: Sie wird in ilohngehalt bereits automatisch zusammen mit der Dezember-Gehaltsbescheinigung produziert. Damit wird der Jahreswechsel für Sie deutlich weniger stressig.