Arbeitnehmer und Urlaub: Das gilt es bei der Lohnabrechnung zu beachten

Arbeitnehmer macht Urlaub – der Arbeitgeber die Lohnabrechnung

Zur Lohnabrechnung gehört auch, den Urlaub der Mitarbeiter richtig abzurechnen: Die Urlaubstage gemäß Urlaubsanspruch müssen korrekt erfasst, das Urlaubsentgelt und gegebenenfalls auch das Urlaubsgeld richtig berechnet werden. Dabei muss natürlich zwischen bezahltem und unbezahltem Urlaub unterschieden werden.

Bezahlter Urlaub in der Lohnabrechnung: keine Besonderheiten, keine Meldung

Wenn das Urlaubsentgelt korrekt ermittelt wurde (dazu gleich mehr), ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Urlaubswochen des Arbeitnehmers eigentlich unproblematisch. Von dem Entgelt werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ganz regulär abgezogen. Schließlich bleibt der Mitarbeiter im Urlaub weiter versichert, etwa in der gesetzlichen Krankenversicherung.

 

Unbezahlter Urlaub? Meldung wegen Unterbrechung der Beschäftigung

Dagegen muss der Arbeitgeber eine Meldung zur Sozialversicherung abgeben, wenn der Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nimmt und dieser länger als einen Monat dauert.

In diesem Fall ist eine Abmeldung notwendig mit Abgabegrund 34. Die Wiederanmeldung nach der Rückkehr aus dem unbezahlten Urlaub erfolgt mit Abgabegrund 13.

Lohnsteuer fällt keine an, weil kein Entgelt bezahlt wird. Wenn der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist, bleibt er das jedoch noch für einen Monat. In dieser Zeit müssen dann auch Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge bezahlt werden. (Bei privat Krankenversicherten gilt das nicht.) Die Beitragspflicht für die übrigen Sozialversicherungen entfällt.

 

Recht auf bezahlten Urlaub: das Urlaubsentgelt

Der Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub steht in einem eigenen Gesetz: Gemäß § 1 Bundesurlaubsgesetz muss während des Urlaubs der Lohn oder das Gehalt bezahlt werden. Das nennt man Urlaubsentgelt. Man könnte es als „Lohnfortzahlung im Urlaubsfall“ bezeichnen.

Der Mindesturlaubsanspruch eines Arbeitnehmers ist dort ebenfalls festgelegt: nach § 3 BUrlG sind es 24 Werktage. Natürlich kann der Arbeitgeber mehr Urlaub gewähren.
 Der volle Urlaubsanspruch besteht spätestens nach einer Beschäftigungsdauer von sechs Monaten. Genommen werden muss der Urlaub bis zum Ende des Kalenderjahrs. Ausnahmsweise kann Resturlaub noch bis zum März des Folgejahres genommen werden.

 

Urlaubsentgelt berechnen: die 13-Wochen-Frist

Auch die Berechnung des Urlaubsentgelts ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 11 BUrlG): Grundsätzlich entspricht es dem durchschnittlichen Verdienst aus den 13 Wochen vor Urlaubsantritt,

Besonders einfach ist die Berechnung bei einem festen, gleichbleibenden Monatsgehalt. Das kann während des Urlaubs einfach weiterbezahlt werden.
Komplizierter wird es bei Zulagen und Zuschlägen. Dann muss tatsächlich der 13-Wochen-Durchschnitt ausgerechnet werden. Nicht berücksichtigt werden bei der Durchschnittsberechnung Überstundenzuschläge (außer, die Überstunden werden regelmäßig geleistet), Einmalzahlungen (wie Urlaubsgeld oder ein Bonus), Spesen und andere Aufwandsentschädigungen sowie Reisekosten.

Andere Zulagen müssen dagegen eingerechnet werden. Das gilt etwa für Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge, außerdem Provisionen, Erschwerniszuschläge und den Wert von Sachlohn.

 

Urlaubsentgelt berechnen: Besonderheiten

  • Urlaubsentgelt muss vor Urlaubsantritt ausbezahlt werden.
  • Fällt in die 13 Wochen vor Urlaubsbeginn eine (dauerhafte) Lohn- oder Gehaltserhöhung, dann ist das höhere Lohnniveau Berechnungsgrundlage.
  • Wenn der Mitarbeiter Sachlohn bekommt, beispielsweise ein kostenloses Essen, dann hat er im Urlaub Anspruch auf eine entsprechende Barzahlung.
  • Hat der Mitarbeiter „zu viel“ Urlaub und damit auch zu viel Urlaubsentgelt bekommen, etwa weil er den vollen Jahresurlaub nimmt und anschließend kündigt, dann ist der Kündigungstermin entscheidend.  Scheidet der Mitarbeiter in der ersten Hälfte des Kalenderjahres aus,  hat man als Arbeitgeber keinen Rückforderungsanspruch. Bei Kündigung in der zweiten Jahreshälfte kann man das Urlaubsentgelt für die Urlaubstage, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen, zurückfordern.


Zugabe zum Urlaub: Urlaubsgeld

Urlaubsgeld ist eine Sonderzahlung. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht. Urlaubsgeld ist allerdings Teil vieler Tarifverträge und auch sonst eine verbreitete Form, Arbeitnehmern eine einmalige Sonderzahlung zukommen zu lassen.
Wird Urlaubsgeld bezahlt, muss es als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt im entsprechenden Meldezeitraum mit Abgabegrund 54 an die Sozialversicherung gemeldet werden. (Ausnahme: Das Urlaubsgeld wird auf die zwölf Kalendermonate aufgeteilt und sozusagen „gestückelt“ ausbezahlt).

 

Urlaub abgelten

Den Urlaub abgelten oder „ausbezahlen“ dürfen Sie als Arbeitgeber nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Das gilt beispielsweise, wenn der Arbeitsvertrag durch Kündigung endet und der Resturlaub vorher nicht mehr genommen werden kann. In diesem Fall bekommt der scheidende Arbeitnehmer das Geld überwiesen, das er für die ihm noch zustehenden Urlaubstage als Urlaubsentgelt bekommen hätte.

Übrigens: Urlaubsverweigerer sind für Arbeitgeber kein Segen. Selbst wenn der Mitarbeiter seinen  Urlaub aus freien Stücken nicht genommen hat, verfällt sein Anspruch nicht automatisch. Vielmehr kann nach einem EuGH-Urteil der Urlaubsanspruch weiterbestehen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auf die verbleibenden Urlaubstage und deren  drohenden Verfall hinweist.