Ist Ihre Lohnabrechnung fit für die neue Datenschutz-Grundverordnung?

Ab dem 25. Mai 2018 müssen Sie die Personaldaten Ihrer Mitarbeiter den neuen Anforderungen an den Datenschutz entsprechend behandeln. Gerade bei der Lohnabrechnung gibt es vieles zu beachten. Wir möchten es Ihnen bei ilohngehalt so einfach wie möglich machen, die Anforderungen, die mit dem Inkrafttreten der neuen Datenschutzverordnung anfallen, umzusetzen.

Am 25. Mai 2018 macht die EU Ernst: Die bereits vor zwei Jahren in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss europaweit verbindlich angewendet werden. Das gilt auch für Sie als Unternehmer – und Arbeitgeber.

Ziel der Datenschutz-Grundverordnung ist der Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union. Das bedeutet für Sie, dass Sie jederzeit für Behörden nachvollziehbar belegen können müssen, dass alle Personaldaten Ihrer Mitarbeiter vorschriftsgemäß verarbeitet und sicher gespeichert werden.

So bereiten Sie Ihre Gehaltsabrechnung auf die Datenschutz-Anforderungen vor

Die Zeit läuft – Sie müssen jetzt schnell handeln, um Ihre Lohnabrechnung DSGVO-konform zu machen. Im ersten Schritt sollten Sie überprüfen, wo und wie Ihr Unternehmen aktuell personenbezogene Daten speichert – und wer darauf Zugriff hat.

Denken Sie dabei nicht nur an die eigene Datenspeicherung, sondern auch an Kunden-, Lieferanten- oder Partner-Datenbanken, die die Daten Ihrer Mitarbeiter verwenden könnten. Denken Sie bei der Überprüfung Ihrer eigenen IT daran, alle Speichermedien zu checken, ob bei einer Löschanforderung auch wirklich alle Daten entfernt werden.

Vergessen Sie nicht einzelne Laptops, Smartphones oder Datensicherungen – Servern ebenso wie Speichermedien wie externe Festplatten oder USB-Sticks.

 

So hilft Ihnen Online-Lohnabrechnung bei der Erfüllung der Datenschutz-Bestimmungen

Wir von ilohngehalt haben uns schon seit langer Zeit mit der Datenschutz-Grundverordnung beschäftigt und wir werden nun einige Änderungen in ilohngehalt vornehmen, die Ihnen die Erfüllung der DSGVO-Bestimmungen erheblich erleichtern.

Dazu zwei praktische Beispiele, die Ihnen verdeutlichen, was ab 25. Mai 2018 auf Sie zukommt:

Das Recht auf Information: Ihr Mitarbeiter möchte wissen, welche Daten über ihn im Unternehmen generell oder mit der Lohnabrechnung speziell verarbeitet werden. Dazu bieten wir Ihnen in ilohngehalt in Kürze neue Berichte über die Verarbeitung von Mitarbeiterprofilen sowie ein ausführliches Änderungs- und Zugriffsprotokoll.

Das Recht auf Vergessen: Ein ehemaliger Mitarbeiter Ihres Betriebs verlangt, dass Sie seine personenbezogenen Daten gemäß den neuen DSGVO-Bestimmungen löschen. Das ist nach dem hier anzuwendenden deutschen Recht allerdings erst nach der gültigen gesetzlichen Mindestaufbewahrungspflicht von 6 Jahren möglich. Mit der Löschung eines Mitarbeiters werden nun automatisch ausnahmslos ALLE Daten, die im Zusammenhang mit ihm stehen, unwiderruflich aus ilohngehalt entfernt.


Haben Sie Fragen zum Thema "Gehaltsabrechnung und Datenschutz"?

Wir zeigen Ihnen, wie Ihnen mit ilohngehalt eine problemlose und vor allem gesetzeskonforme Umsetzung der neuen DSGVO gelingt.

Lesen Sie auch eine aktualisierte Version unserer Auftragsverarbeitung als zusätzlichen Anhang zu Ihrem gültigen ilohngehalt-Vertrag. Hier wird die Verarbeitung Ihrer Daten bei ilohngehalt geregelt.