Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber statt Entfernungspauschale

Ein Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber kann steuerfrei sein, oder die Lohnsteuer kann pauschal abgegolten werden. Hier lesen Sie, worauf Sie achten müssen.

Eigentlich gibt es für Arbeitgeber auf den ersten Blick nur wenige Gründe, dem Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss zu bezahlen. Schließlich kann der seine Fahrkosten selbst steuerlich geltend machen: durch die Entfernungspauschale. Oft wird sie auch Pendlerpauschale genannt.

Trotzdem kann der Arbeitgeber einen Teil oder die gesamten Fahrtkosten des Arbeitnehmers übernehmen. Ob dann Lohnsteuer anfällt, und wie viel, hängt davon ab, mit welchem Transportmittel der Mitarbeiter zur Arbeit kommt.

Entfernungspauschale (Pendlerpauschale)

Die Entfernungspauschale beträgt im Jahr 2020 weiterhin 30 Cent pro Arbeitstag und Entfernungskilometer (nicht gefahrenem Kilometer!) zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte.

Ab 2021 wird sie für längere Fahrtwege erhöht: Dann gilt ab dem 21. Kilometer ein Wert von 35 Cent, der von 2024 bis 2026 auf 38 Cent steigen wird. Für den Streckenanteil bis 20 Kilometer bleibt es bei 30 Cent.

Neu ist außerdem eine sogenannte Mobilitätsprämie. Sie soll gering verdiendende Fernpendler enlasten, deren Einkommen unter dem steuerfreien Grundfreibetrag liegt und die deshalb von der Erhöhung der Entfernungspauschale nicht profitieren.

Öffentliche Verkehrsmittel: Fahrtkostenzuschuss bleibt steuerfrei

Kosten für die „Öffentlichen“ bei der Fahrt zur Arbeit kann der Arbeitgeber ganz oder teilweise bezuschussen. Ein Fahrkostenzuschuss für öffentliche Verkehrsmittel ist steuerfrei (§ 3 Abs. 15 EStG). Das kann per Kostenerstattung geschehen, oder indem der Arbeitgeber das Ticket erwirbt und dem Arbeitnehmer überlasst.

Die Steuerfreiheit gilt neben Bus, Straßenbahn, U-Bahn, S-Bahn und Nahverkehrsverbund auch für Nah- sowie Fernverkehrszüge. Die Übernahme von Flugkosten ist nicht steuerfrei.

Es ändert nichts an der Steuerfreiheit, wenn der Arbeitnehmer das Ticket privat nutzen kann, etwa weil das Monatsticket auch am Wochenende und auf sämtlichen Buslinien der Stadt gilt. Im Fernverkehr kann es allerdings zum Problem werden, wenn das Ticket ein größeres Streckennetz abdeckt, als für den Weg zur Arbeit nötig wäre, und deshalb teurer ist.

Gemischtes Ticket für Anfahrt und Dienstreisen

Ein Ticket vom Arbeitgeber für öffentliche Verkehrsmittel ist auch dann steuerfrei, wenn es sowohl für die Fahrt zur Arbeit wie für berufliche Fahrten genutzt werden kann.

In dem Fall sollte der Arbeitgeber eine sogenannte Amortisationsprognose erstellen: Eine Kalkulation, die belegt, dass sich das Ticket in der gewählten Form angesichts der zu erwartenden Dienstfahrten gegenüber Einzelfahrscheinen rentiert. Dann ist die Steuerfreiheit selbst dann nicht gefährdet, wenn sich aufgrund nicht absehbarer Entwicklungen doch weniger Dienstreisen ergeben.

Fahrten mit dem Privatfahrzeug: 15 Prozent pauschale Lohnsteuer

Kommt der Arbeitnehmer mit dem privaten Fahrzeug zur Arbeit, dann wird auf einen Fahrtkostenzuschuss des Arbeitnehmers Lohnsteuer fällig. Diese kann jedoch mit 15 Prozent pauschal abgeführt werden (§ 40 Abs.2 EStG).

Diese Möglichkeit zur Pauschalierung gilt nur für einen Fahrkostenzuschuss maximal in Höhe der Entfernungspauschale. Für einen höheren Fahrtkostenzuschuss fällt die reguläre Lohnsteuer gemäß den individuellen Steuermerkmalen (ElStAM) an.

Fahrkostenzuschuss in ilohngehalt eintragen

  • Einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln tragen Sie in ilohngehalt hier ein: ilohngehalt -> Lohnberechnung -> Gehalt & Monatslohn -> Eingabefeld "Fahrt Wohnung Arbeit Steuerfrei"

  • Einen pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschuss zur Fahrt mit dem eigenen Wagen tragen Sie ein unter: ilohngehalt -> Lohnberechnung -> Gehalt & Monatslohn -> Eingabefeld "Fahrt Wohnung Arbeit Pa. St. Pfl."
    Wenn hier ein Betrag steht, können Sie durch die Box „FWA Pa. St.-pfl. AN Pa.-LSt.“ vermerken, dass die pauschale Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer umgelegt und nicht von Ihnen getragen werden soll. („Pa.St.Pfl.“ steht für „pauschal steuerpflichtig“. „FWA Pa. St.-pfl. AN Pa.-LSt.“ steht für „Fahrt Wohnung Arbeit pauschalsteuerpflichtig – Arbeitnehmer trägt pauschale Lohnsteuer“.)

Erste Tätigkeitsstätte

Sowohl für die Entfernungspauschale wie auch für einen Fahrtkostenzuschuss ist die Frage wichtig, wo die erste Tätigkeitsstätte liegt (§ 9 EStG). Wenn der Arbeitnehmer immer am gleichen Ort arbeitet, ist die Antwort unproblematisch. Falls der Arbeitnehmer jedoch regelmäßig an mehreren Orten zum Einsatz kommt, beispielsweise in verschiedenen Filialen, dann muss geklärt werden, welche davon die erste Tätigkeitsstätte darstellt.

  • Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte kann nur mit der Entfernungspauschale steuerlich geltend gemacht werden. Gleiches gilt für einen Fahrtkostenzuschuss zur Fahrt mit dem Privatwagen.
  • Für die Wege zu den anderen Tätigkeitsstätten gilt dagegen Reisekostenrecht. Reisekostenrecht bedeutet, dass 30 Cent nicht nur pro Entfernungskilometer geltend gemacht werden können, sondern pro gefahrenem Kilometer. Bei direktem Hin- und Rückweg wäre das also in der Regel der doppelte Betrag, da man die Entfernung zweimal zurücklegt (Werte für 2020).

Wenn der Arbeitnehmer seinen Beruf an mehreren Einsatzorten ausübt, kann der Arbeitgeber ihm nach freier Entscheidung einen davon als erste Tätigkeitsstätte zuweisen. Dadurch kann er steuern, wie hoch der mögliche Werbungskostenabzug oder ein Arbeitgeberzuschuss zu den Fahrtkosten ausfallen kann – und wie viel Geld entsprechend bei dem Mitarbeiter ankommt.

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