Ihre Anleitung zur ersten Online-Lohnabrechnung

Eine Online-Lohnabrechnung muss nicht schwer! Mit unserer detaillierten Anleitung für die erste Lohnabrechnung mit ilohngehalt beweisen wir Ihnen wie einfach das geht: Entdecken Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiterdaten einrichten und Ihre erste Gehaltsabrechnung mit ilohngehalt erstellen können.

 

Mit ilohngehalt ist aller Anfang leicht

Der folgende Text stellt dies unter Beweis – und dient Ihnen gleichzeitig als praktischer Leitfaden zur Erstellung Ihrer ersten Lohnabrechnung mit ilohngehalt. Lassen Sie sich von dem detaillierten Guide überzeugen, wie einfach und schnell die Erstkonfiguration von ilohngehalt funktioniert. Schritt für Schritt. Beginnen wir mit dem Ausfüllen der Informationsfelder, die zur Berechnung und Erstellung Ihrer Lohnabrechnung nötig sind.

1. Die Stammdaten: Anlegen Ihres Unternehmens

Grundsätzlich können Sie so viele Firmen anlegen, wie Sie möchten. Im nachfolgenden Beispiel betrachten wir die Anlage einer Firma: Unter dem Hauptmenüpunkt „Firma“ finden Sie den Bereich „Allgemein“, in den Sie die Stammdaten Ihrer Firma in die entsprechenden Felder eintragen:Name, Anschrift Finanzamt, Steuernummer, Betriebsnummer sowie Ihr Firmenkonto mit IBAN und BIC.

Einige Stammdaten werden automatisch aus den Anmeldedaten Ihres ilohngehalt-Kontos übernommen, dass Sie bei Ihrer Anmeldung als Kunde angelegt haben. Als letzten Punkt tragen Sie unten noch das Systemstartdatum ein: Hiermit legen Sie fest, ab wann Sie Ihre Gehaltsabrechnung mit ilohngehalt durchführen oder beginnen möchten. Nicht vergessen: Bitte speichern Sie nach jeder Maske Ihre Eingaben!

 

2. Die Einrichtung: Was soll ilohngehalt für Sie erledigen?

Jetzt kommen wir zur Einrichtung Ihres Unternehmens hinsichtlich der Gehaltsabrechnung. Unter dem Menüpunkt „Firma“ finden Sie den Bereich „Einrichtung“.

Hier sind die ilohngehalt-Services für Ihre Lohnabrechnung aufgelistet und bereits aktiviert. Natürlich können Sie Häkchen entfernen, wenn Sie auf die elektronische Erstellung und Übertragung von Steuerdaten, Krankenkassen-Meldungen oder Beitragsnachweisen verzichten wollen.

Innerhalb der Maske finden Sie ebenfalls die beiden Felder für die Unfallsversicherung. Die beiden Felder UV-Träger-Betriebs-Nr. und -Mitglieds-Nr. müssen Sie lediglich ausfüllen, wenn Sie SV-pflichtige Mitarbeiter beschäftigen. Im Untermenü „Kommunikation“ geben Sie schließlich noch den Ansprechpartner Ihres Unternehmens an, der dann automatisch in verschiedenen Meldungen hinterlegt sein wird. Damit ist die Ersteinrichtung Ihrer Firma bei ilohngehalt komplett.

3. Die Mitarbeiterdaten: So bereiten Sie die Lohnerfassung vor

Um Ihre Mitarbeiter in ilohngehalt einzurichten, wählen Sie den Hauptmenüpunkt „Mitarbeiter“, der über eine Reihe von gut strukturierten Untermenüpunkten verfügt: Allgemein, Kommunikation, Bank, persönliche Daten, Steuer, Sozialversicherung, SV-Meldedaten etc. Als Erstes vergeben Sie unter „Allgemein“ für jeden Mitarbeiter eine Mitarbeiternummer und erfassen Namen. Anschrift, Eintrittsdatum sowie die Arbeitsstunden. Danach füllen Sie die weiteren, selbsterklärenden Menüpunkte aus.

Beim Menüpunkt „Sozialversicherung“ können Sie jeden Mitarbeiter einer bestimmten Personengruppe zuordnen, z.B. als Minijobber. Sollte übrigens keine Sozialversicherungsnummer vorliegen, geben Sie im Untermenüpunkt „Persönliche Daten“ neben dem Geburtsdatum bitte auch den Geburtsort und Geburtsnamen des Betroffenen Mitarbeitens an, um die Sozialversicherungsnummer bei der Rentenversicherung abzufragen.

Sehr praktisch: Die Hinterlegung der Bankverbindung eines Mitarbeiters ermöglicht die Bereitstellung des Lohns über eine SEPA-Datei für Ihr Bankprogramm. Wieder Arbeit gespart.

4. Die Lohndaten: Grundstein für die Lohnberechnung

Nachdem Sie erfolgreich die Mitarbeiterdaten eingepflegt haben, können Sie im nächsten Schritt jeder Arbeitskraft die individuellen Lohndaten zuordnen. Dazu wählen Sie den Hauptmenüpunkt „Lohnberechnung“. Nun werden auf der linken Seite des Bildschirmfensters alle üblichen Lohnarten sowie lohnbeeinflussende Komponenten aufgelistet, die Sie zur mitarbeiterindividuellen Lohnberechnung benötigen:

Gehalt und Monatslohn, Sachbezüge, Feste oder variable Zuschläge, Feste Abzüge, Stundenlohn, Überstunden, Einmalzahlungen, Vermögenswirksame Leistungen, Direktversicherungen und viele mehr.

Auf der rechten Seite des Bildschirmfensters wird das Ergebnis angezeigt: die aktuelle Lohnberechnung für den jeweiligen Mitarbeiter. Diese zeigt schön detailliert, wie sich der Lohn zusammensetzt. Im gleichen Bildschirmfenster können Sie sich dann die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters oder aller Ihrer Mitarbeiter als PDF-Datei anzeigen lassen.

 

5. Die Lohnabrechnung: Durchführung mit einem Mausklick

Jetzt sind Sie fast fertig. Stimmen alle Lohnberechnungen für Ihre Mitarbeiter? Gut, dann geben Sie im Untermenüpunkt „Allgemein“ des Hauptmenüs „Lohnabrechnung“ nur noch drei Daten ein: Startdatum, Enddatum sowie Lohnzahlungstag. Und dann klicken Sie auf den Button „Buchen“.

Das war es auch schon. Damit Sie nach der Buchung keine Überweisungen ausführen müssen, empfehlen wir Ihnen die Teilnahme am Lastschriftverfahren. Dazu setzen Sie einfach bei der Angabe Ihrer Bankverbindung im Stammdatenbereich einen Haken an der entsprechenden Stelle.

 

6. Die Dokumentation: Alles für das Berichtswesen und die Finanzbuchhaltung

Sie möchten Ihre Lohnabrechnungen in Papierform? Kein Problem: Unter dem Hauptmenüpunkt finden Sie den Menüpunkt „Berichte“, in dem Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Lohnjournale ausdrucken können. Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung können Sie im Untermenü „Fibu-Transfer“ ausdrucken oder exportieren.

 

Der Support: Wenn Sie doch mal Fragen haben

So übersichtlich, logisch und selbsterklärend ilohngehalt ist: Manchmal ergeben sich doch Fragen, auf die Sie natürlich schnelle Antworten haben wollen. Dazu gibt es als erste Option unsere problemspezifische Onlinehilfe, die in jeder Bezeichnung des auszufüllenden Feldes und in jedem Menüpunkt hinterlegt ist. Allgemeine Informationen finden Sie unter „Hilfe“ in den umfangreichen FAQs.

Selbstverständlich können Sie sich auch an unser Supportforum wenden, wo sie ganz individuelle, ilohngehalt-spezifische Fragen stellen können. Unsere Experten helfen Ihnen dann schnell und zuverlässig weiter. Ein weiterer hilfreicher Tipp für Sie: Zu den einzelnen Funktionen und Möglichkeiten von ilohngehalt gibt es übrigens auch einen eigenen YouTube-Kanal

Kategorie

Lohnbuchhaltung

Tags:

Lohn- und Gehaltsabrechnung Erste Lohnabrechnung

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