So übernehmen Sie Vortragswerte in ilohngehalt

Wenn Sie Ihre Arbeitnehmer neu mit ilohngehalt abrechnen, müssen sie unter Umständen Werte aus vorhergehenden Lohnabrechnungsperioden nach ilohngehalt übernehmen. Das sind die sogenannten Vortragswerte. Sie werden als Summen für die jeweiligen Zeiträume eingetragen. Die Übernahme der Vortragswerte muss wie das Anlegen der Mitarbeiter in ilohngehalt nur einmal erledigt werden. Die benötigten Angaben entnehmen Sie dem System, das vor ilohngehalt zur Lohnabrechnung verwendet wurde.

Wann werden die Vortragswerte benötigt?

Die Vortragswerte sind erforderlich, um die Lohnsteuer auf sonstige Bezüge und die Sozialversicherungsbeiträge auf Einmalzahlungen korrekt zu ermitteln, außerdem für die korrekte Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung, die ilohngehalt zum Jahreswechsel an die Finanzbehörden übermittelt.

Es geht um diese Fälle:

  • Sie steigen mit der Lohnabrechnung im laufenden Jahr auf ilohngehalt um.
  • Sie rechnen einen Mitarbeiter im Laufe des Jahres neu mit ilohngehalt ab.
  • Sie steigen zum 1. Januar eines Jahres auf ilohngehalt um, aber sie waren bereits im Vorjahr der Arbeitgeber, zahlen zudem Einmalzahlungen im ersten Quartal und die Märzklausel kommt zur Anwendung.

Weitere Informationen finden Sie am Ende des Beitrags.

Eintrittsdatum vor Systemstartdatum

Fall Sie im laufenden Jahr auf ilohngehalt umsteigen, benötigen Sie für alle Mitarbeiter die Vortragswerte bis zum Systemstartdatum von ilohngehalt – das heißt dem Datum, ab dem ilohngehalt für die Lohnabrechnung verwendet wird.

Wenn die Eingabe versäumt wurde, wird im Bereich 'Lohnberechnung' unter dem Menüpunkt 'Gehalt und Monatslohn' eine Fehlermeldung ausgegeben („Mitarbeiter hat keine Vortragswerte im aktuellen Jahr“). Sie finden das Systemstartdatum im Bereich 'Firma' unter dem Menüpunkt 'Allgemein' unten auf der Seite.

Vortragswerte eintragen Schritt für Schritt

Bevor Sie die Vortragswerte zu einem Mitarbeiter in ilohngehalt eingeben können, muss er natürlich im Programm angelegt worden sein. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Mitarbeiter anlegen.

Gehen Sie anschließend im Bereich 'Mitarbeiter' (1) auf den Menüpunkt 'Vortragswerte' (2)und wählen Sie den betreffenden Arbeitnehmer in der Auswahlliste (3).

Hier können Sie die benötigten Felder ausfüllen.

Das Startdatum der Vortragswerte ist der erste Tag des Zeitraums, auf den sich die Vortragswerte beziehen. Das Enddatum ist der letzte (4). Wenn Sie ilohngehalt ab dem 1. April nutzen und der Mitarbeiter schon zum 1. Januar im Betrieb war, benötigen Sie die Vortragswerte vom 1. Januar bis zum 31. März dieses Jahres. Damit sind diese Tage Start- und Enddatum.

Die Angaben für die Felder 'Beitragsgruppe', 'Krankenkassennr.' und 'Personengruppe' (5) können Sie in der Regel aus den Stammdaten des Mitarbeiters übernehmen. Sie finden die Werte im Bereich 'Mitarbeiter' unter dem Menüpunkt ' Sozialversicherung'.

Die Krankenkassennummer können Sie, falls vorhanden, direkt eingeben, oder über den Button 'Auswahl' suchen.

Die Felder 'Abwesenheits Startdatum', 'Abwesenheits Enddatum' und 'Abwesenheitscode' brauchen Sie nur, wenn der Mitarbeiter im für die Vortragswerte relevanten Zeitraum unbezahlt abwesend war.

Wichtig: Summenwerte eingeben

In den Feldern 'Bruttolohn', 'Auszahlung', 'Nettolohn', 'Steuertage' und so weiter müssen jeweils die Summen eingegeben werden, die sich für den Zeitraum der Vortragswerte ergeben – etwa die Summe an Bruttolohn, die sich vom ersten Tag des Jahres bis zum Tag vor dem Systemstartdatum von ilohngehalt ergibt.

  • Bruttolohn/Nettolohn: die Summe des Bruttolohns/Nettolohns für den Zeitraum der Vortragwerte
  • Auszahlung: die Summe ausgezahlter Beträge in diesem Zeitraum
  • UV-Entgelt: das unfallversicherungspflichte Entgelt als Summe (in der Regel entspricht es dem SV-Brutto)
  • … etc.

Felder, die ohne Bedeutung sind, können Sie leer lassen, etwa das Feld 'Mutterschaftsgeldzuschuss, wenn kein Mutterschaftsgeld bezahlt wurde.

Hilfe benötigt? Einfach klicken

Wenn Sie nicht wissen, auf was sich ein bestimmtes Feld bezieht, können Sie einfach auf den entsprechenden Begriff klicken.

Dann öffnet sich ein Hilfstext mit Erklärungen in einem zweiten Browserfenster.

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