So erstellen Sie Sofortmeldungen

Mit der Sofortmeldepflicht von Arbeitnehmern soll die Schwarzarbeit bekämpft werden. Hier lesen Sie, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um mit ilohngehalt Sofortmeldungen für neue Mitarbeiter abzugeben.

Muss Ihr Unternehmen Sofortmeldungen abgeben?

Els erstes müssen Sie herausfinden, ob Ihr Unternehmen zur Sofortmeldung neuer Arbeitnehmer verpflichtet ist. Diese Pflicht gilt nur für bestimmte Branchen. Welche das sind, lesen Sie im Beitrag Wer muss eine Sofortmeldung für neue Mitarbeiter abgeben? Dort finden Sie auch weitere Erläuterungen, z. B. zur Hinweispflicht des Arbeitgebers.

In Zweifelsfällen entscheidet die Krankenversicherung als Einzugsstelle über die Sofortmeldepflicht, bei Minijobbern die Knappschaft (Minijob-Zentrale).

Die Sofortmeldepflicht ist auf den Arbeitgeber bezogen, d. h. wenn sie gilt, dann für den gesamten Betrieb und sämtliche neue Arbeitnehmer einschließlich von Minijobbern und kurzfristigen Aushilfen.

Sofortmeldungen aktivieren

Öffnen Sie den Bereich 'Firma' (1) und dort den Menüpunkt 'Einrichtung' (2). Setzen Sie ein Häkchen bei 'Sofortmeldungen abgeben' (3) und speichern Sie ab (4).

Erforderliche Angaben zum Betrieb und zum Mitarbeiter

Damit eine Sofortmeldung erstellt werden kann, muss Ihr Betrieb über eine Betriebsnummer verfügen und diese muss in ilohngehalt unter 'Firma', 'Allgemein' erfasst sein:

Wenn Sie noch keine Betriebsnummer haben, können Sie diese bei der Arbeitsagentur online beantragen.

Außerdem müssen Sie beim Anlegen neuer Mitarbeiter jeweils folgende Angaben machen:

  • Unter 'Mitarbeiter', 'Allgemein' müssen Name und Adresse des neuen Arbeitnehmers eingegeben werden (dies sind ohnehin Pflichteingaben). Außerdem müssen Sie dort den Tag der Beschäftigungsaufnahme als Eintrittsdatum angeben.

  • Wenn Ihnen die Sozialversicherungsnummer vorliegt, geben Sie diese unter 'Mitarbeiter', 'Sozialversicherung' ein.

  • Falls Ihnen die Sozialversicherungsnummer nicht vorliegt, müssen Sie unter 'Mitarbeiter', 'Persönliche Daten' das Geburtsdatum und den Geburtsort des neuen Mitarbeiters abspeichern.