So legen Sie Ihre Mitarbeiter an

Hier erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihre Mitarbeiter in ilohngehalt anlegen.

Vorweg: Mitarbeiterdaten importieren statt manuell anlegen?

Wenn Sie die Daten Ihrer Arbeitnehmer importieren wollen, finden Sie dafür eine Schnittstelle über den Menü-Unterpunkt 'Mitarbeiter importieren'. Es gibt auch eine ausführliche Anleitung zur Importmöglichkeit und unter dem Button 'Vorlage' eine Musterdatei, die Sie übernehmen und mit Ihren Daten füllen können.

Mitarbeiter importieren

 

So geht’s: Mitarbeiter manuell anlegen

Zum einzelnen Anlegen der Mitarbeiter gehen Sie in der Navigation auf 'Mitarbeiter', 'Neu'. Es öffnet sich das Untermenü, über das Sie die verschiedenen Eingabemasken auswählen. Sie benötigen in der Regel nur einige der Unterpunkte im Mitarbeitermenü.

Eingabemaske 'Allgemein'

Die meisten Angaben sind selbsterklärend. Nach der Eingabe bestätigen Sie mit dem Button 'Speichern'.

Sie müssen für jeden Mitarbeiter das Eintrittsdatum angeben und eine firmeninterne Mitarbeiternummer vergeben. Die Mitarbeiternummer können Sie frei wählen, sie kann auch Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. Jeder Mitarbeiter muss eine eigene Mitarbeiternummer erhalten.

Angaben zur FiBu-Buchungsgruppe (SKR03 oder SKR04) sowie zur Kostenstelle sind nur relevant, wenn Sie die Lohnabrechnungsdaten aus ilohngehalt in Ihrer Finanzbuchhaltung verwenden wollen.

Eingabemaske 'Kommunikation'

Hier geben Sie Mobiltelefon- und Festnetznummer des Arbeitnehmers, seine Durchwahl und E-Mail-Adresse ein. Alle Angaben sind optional.

Eingabemaske 'Bank'

In diesem Eingabeformular werden IBAN und BIC der Bankverbindung des Mitarbeiters gespeichert. Auf dieses Konto werden dann nach Lohnabrechnungen die Auszahlungsbeträge überwiesen.

Eingabemaske 'Persönliche Daten'

Neben Geburtsort und Geburtsdatum geben Sie hier auch den Urlaubsanspruch ein.

Eingabemaske 'Steuer'

Hier müssen Sie die Steuer-IdNr. des Mitarbeiters angeben. Außerdem wählen Sie aus, ob Sie Haupt- oder Nebenarbeitgeber sind, und machen optional Angaben für den Lohnsteuerabzug wie Steuerklasse oder Kinderfreibetrag.

Eingabemaske 'Sozialversicherung'

Hier müssen die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers, seine Beitragsgruppe und die Personengruppe eingetragen werden. Außerdem können Sie hier die Krankenkasse des Mitarbeiters auswählen und ihm die Elterneigenschaft zuweisen.

  • Die Sozialversicherungsnummer können Sie direkt aus ilohngehalt heraus von der Deutschen Rentenversicherung abfragen. Dazu verwendet das Programm Ihre Angaben zu Namen, Geburtsdatum, Geburtsort und der Anschrift des Mitarbeiters.
  • Der Schlüssel zur Beitragsgruppe besteht aus vier Ziffern und codiert die Beitragspflicht zur Krankenversicherung (Infos zum Beitragsgruppenschlüssel).
  • Der Schlüssel zur Personengruppe besteht aus drei Ziffern und codiert die Beschäftigungsart. Wählen Sie den passenden Eintrag aus der Auswahlliste (Infos zu den Personengruppenschlüsseln).
  • Die Elterneigenschaft führt dazu, dass kein erhöhter Beitrag zur Pflegeversicherung für Kinderlose berechnet wird.

Eingabemaske 'SV-Meldedaten'

Hier müssen Sie die Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters angeben. Außerdem legen Sie fest, ob er verheiratet ist. Sie müssen zudem einen Tätigkeitscode und einen GTS-Code festlegen.

  • Bei der Ermittlung des richtigen Tätigkeitscodes hilft Ihnen der Button 'Eingabehilfe'. Sie müssen dann die passende Tätigkeit und Angaben zum Bildungsniveau auswählen.
  • GTS-Code steht für den Code der Gefahrtarifstelle in der gesetzlichen Unfallversicherung (Infos zu Gefahrtarifstellen und zur gesetzlichen Unfallversicherung).
  • Falls Ihr Beschäftigter Rentner ist, geben Sie unter 'Rentnercode' die Form des Rentenbezugs an.
  • Handelt es sich um einen Angehörigen/Ehegatten von Ihnen oder ist der Arbeitnehmer gleichzeitig geschäftsführender Gesellschafter der GmbH, dann muss das unter 'Statuskennzeichen' vermerkt werden.

Eingabemaske 'Vortragswerte'

Hier geben Sie Werte zur Lohnabrechnung ein, die vor dem Systemstart mit ilohngehalt angefallen sind. Es handelt sich beispielsweise um die Abwesenheitstage, die Versichertentage und die angefallenen Lohnsteuern, jeweils als Gesamtsumme über einen Zeitraum. Dieser besteht aus den Vormonaten des Jahres bei unterjährigem Systemstart mit ilohngehalt. Bei Systemstart zum 1. Januar geht es um die summierten Werte aus dem Vorjahr.

Weitere Infos zu Vortragswerten, zur Eingabe der Vortragwerte und zum rückwirkenden Erfassen eines Mitarbeiters

Letzter Schritt - Lohndaten erfassen