So erstellen Sie die Lohnabrechnung für Mitarbeiterinnen in Mutterschutz

Wenn eine Mitarbeiterin schwanger wird und ein Kind bekommt, gelten auch aus Sicht der Lohn- und Gehaltsabrechnungen Besonderheiten. In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie Mutterschutzzeiten und Beschäftigungsverbote während der Schwangerschaft mit ilohngehalt erfassen.

Mutterschaftsgeld während der Mutterschutzfristen

Grundsätzlich besteht während der sechs Wochen vor und acht Wochen nach dem errechneten Geburtstermin Mutterschutz. In dieser Zeit darf die Arbeitnehmerin nicht arbeiten.

Sie erhält auch nicht den normalen Lohn, sondern Mutterschaftsgeld in Höhe des Durchschnittsentgelts der drei Monate vor Beginn der Schwangerschaft. Als Mutterschaftsgeld bezahlt die gesetzliche Krankenversicherung maximal 13 Euro pro Kalendertag. Die Differenz zum durchschnittlichen Monatsentgelt muss der Arbeitgeber als Zuschuss bezahlen. Diesen Zuschuss wird ihm anschließend im Rahmen des Umlageverfahrens U2 von der Krankenversicherung erstattet.

In bestimmten Fällen gibt es Abweichungen von den genannten Mutterschutzfristen, zum Beispiel nach Mehrlings- oder Frühgeburten. Liegt der tatsächliche Geburtstermin früher als der errechnete, verkürzt sich die Frist nicht. Liegt er später, werden die acht Wochen Mutterschutzfrist nach Geburt ab dem tatsächlichen Tag der Entbindung berechnet.

Mutterschutzlohn bei individuellem oder generellem Beschäftigungsverbot

In bestimmten Fällen darf eine schwangere oder stillende Mitarbeiterin auch vor und nach den Mutterschutzfristen nur eingeschränkt oder gar nicht arbeiten, obwohl sie nicht arbeitsunfähig erkrankt ist. In diesem Fall erhält sie Mutterschutzlohn: Bei einem Beschäftigungsverbot muss das durchschnittliche Gehalt oder der Lohn der letzten drei Monate vor Eintritt der Schwangerschaft vom Arbeitgeber fortgezahlt werden. Der Mutterschutzlohn wird von den Krankenkassen ebenfalls im Rahmen des Umlageverfahrens U2 voll erstattet.

Es gibt zwei Arten von Beschäftigungsverboten:

  • ein ärztlich bestimmtes individuelles Beschäftigungsverbot (zum Beispiel bei Risiko-Schwangerschaft)
  • ein durch die Situation am Arbeitsplatz begründetes generelles Beschäftigungsverbot (zum Beispiel Umgang mit Chemikalien, schweres Heben oder erhöhtes Infektionsrisiko)

Außerdem können Beschäftigungsverbote ganz oder teilweise (nur begrenzte Arbeitszeit, keine Nacht-, aber Tagdienste und so weiter) ausgesprochen werden.

Mutterschaftsgeld: Mutterschutzfristen errechnen und in ilohngehalt erfassen

Um die Mutterschutzfristen zu berechnen, können Sie einen der Mutterschutzrechner im Netz verwenden.

In unserem Beispiel ist der errechnete Geburtstermin der 27. Juli 2020. Damit beginnt der Mutterschutz am 15. Juni 2020. Die Schutzfrist endet, wenn der tatsächliche Termin nicht später liegt, am 21. September 2020.

Um diese Fristen einzugeben und in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen, rufen Sie zunächst im Bereich 'Lohnberechnung' (1) den Menüpunkt 'Abwesenheite' (2) auf und wählen dort in der Auswahlliste (3) die schwangere Mitarbeiterin aus.

Geben Sie dann das Startdatum und Enddatum der Mutterschutzfrist unterteilt nach Lohnabrechnungszeiträumen (in der Regel Monaten) in die Abwesenheitstabelle ein (4).

Nun müssen Sie den im jeweiligen Monat bezahlten Arbeitsgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld in die Spalte 'Gezahlter Betrag' eingeben (5). Formel: Arbeitgeberzuschuss = (Anteiliger durchschnittlicher Monatslohn) – (Mutterschutz-Kalendertage im Monat x 13 Euro).

In unserem Beispiel gehen wir einem Durchschnitts-Monatsentgelt von 2.000 Euro aus. Das ergibt zum Beispiel für die 15 Mutterschutztage im Juni einen Arbeitgeberzuschuss von 805 Euro (1000 Euro anteiliger Durchschnittslohn – 15 Tage mal 13 Euro Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse).

Schließlich müssen Sie noch festlegen, dass es um eine Abwesenheit aus Mutterschutzgründen und damit um den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld ging. Dazu klicken Sie auf den Button 'Auswahl' (6).

Unten im Auswahlmenü für die Abwesenheitsgründe klicken Sie auf den Button 'Vorwärts'.

Im zweiten Auswahlfenster finden Sie unten den Eintrag 'Mutterschutzfrist'. Klicken Sie in dieser Zeile auf den Button 'Auswahl, damit wird dieser Eintrag übernommen.

Speichern Sie zum Schluss die Eingaben ab (7).

Lohnkürzung für Mutterschaftsgeld-Monate

In Monaten, in denen Mutterschutz besteht und Mutterschaftsgeld bezogen wird, muss das Gehalt oder der Monatslohn entsprechend gekürzt werden. (Vorsicht: Nicht immer genügt eine anteilige Kürzung auf die verbleibenden Arbeitstage, zum Beispiel sehen Tarifverträge eventuell Sonderregelungen vor).

Um die Kürzung einzugeben, rufen Sie im Bereich 'Lohnberechnung' den Menüpunkt 'Gehalt & Monatslohn' auf und passen den Wert an. Das müssen Sie vor der Lohnabrechnung jeweils für den entsprechenden Monat tun. In Monaten, die komplett in den Mutterschutz fallen, beträgt der Wert gegebenenfalls Null.

AAG-Meldung und DEÜV-Meldung

Am Tag nach der Lohnabrechnung finden Sie im Bereich 'Mitarbeiter' unter dem Menüpunkt 'AAG-Meldungen' den Eintrag für die AAG-Meldung. Diese ist Voraussetzung für die Erstattung des bezahlten Arbeitgeberzuschusses (Umlageverfahren U2). Diese Meldung übermittelt ilohngehalt automatisch.

Wenn die Mitarbeiterin im Mutterschutz die Tätigkeit für einen vollen Kalendermonat unterbrochen hat, löst ilohngehalt zudem eine DEÜV-Meldung (Unterbrechungsmeldung) an die Sozialversicherungsträger aus. Diese können Sie im Bereich 'Mitarbeiter' unter dem Menüpunkt 'DEÜV-Meldungen' sehen.

Beschäftigungsverbote während der Schwangerschaft

Um ein Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft, aber noch vor oder erst nach dem Mutterschutz in ilohngehalt zu erfassen, gehen Sie vor wie oben für die Mutterschutzfrist beschrieben. Zunächst rufen Sie im Bereich 'Lohnabrechnung' (1) den Menüpunkt 'Abwesenheiten' (2) auf und wählen dort in der Auswahlliste (3) die schwangere Mitarbeiterin aus.

Geben Sie auch hier den Zeitraum des Beschäftigungsverbots ein (4).

Als Wert für 'Gezahlter Betrag' (5) geben Sie die Entgeltfortzahlung ein (bei einem kompletten Beschäftigungsverbot entspricht dies dem kompletten Monatsentgelt, bei teilweisem Beschäftigungsverbot dem Anteil des Arbeitsausfalls. Der gezahlte Betrag wird im Rahmen des Umlageerstattungsverfahrens dem Arbeitgeber zurückerstattet.

Legen Sie schließlich in der Zeile 'Abwesenheitscode' über den Button 'Auswahl' den passenden Eintrag aus den vier Möglichkeiten aus (6) und speichern Sie Ihre Eingaben ab (7).

Auch in diesem Fall wird ilohngehalt nach der Lohnauszahlung die passende AAG-Meldung erstellen, damit eine Erstattung erfolgen kann. Sie finden diese im Bereich 'Mitarbeiter' unter dem Menüpunkt 'AAG-Meldungen'.

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