Das sollten Sie beim Jahreswechsel beachten

Jetzt ist nicht nur viel zu tun, es sind auch zahlreiche Bestimmungen zu beachten. Daher möchten wir Sie über einige Themen zum Jahreswechsel 2017/2018 in der Lohnabrechnung informieren.

Lohnabrechnung Dezember

Die Lohnabrechnung im Dezember ist eine der wichtigsten im ganzen Jahr. Bevor Sie die Lohnabrechnung buchen, sollten Sie noch einmal überprüfen, ob alle Daten korrekt sind.

Sobald die Lohnabrechnung 2017 gebucht ist, ist auch das Jahr 2017 steuerlich abgeschlossen.

Korrekturen, die in 2018 auf das Jahr 2017 durchgeführt werden, verändern die gemeldete Steuer in 2017 nicht mehr. Diese finden ihre Berücksichtigung in 2018.

Lohnsteuerjahresausgleich

Zum Jahresende kann es nötig sein, Differenzen zwischen über das Jahr abgeführte Steuern und zum Jahresende in Summe fällige Steuern auszugleichen. Ursachen für Differenzen können zum Bespiel sein: unterjährige Einmalzahlungen, unterjährige Entgeltanpassungen oder schwankende Arbeitsentgelte.

Grundsätzlich erledigt der Arbeitnehmer einen solchen Ausgleich über seine Steuererklärung. Jedoch kann der Ausgleich auch über Sie als Arbeitgeber erfolgen. Alle Arbeitgeber mit mindestens 10 Mitarbeitern zum 31. Dezember sind zum Ausgleich verpflichtet, Arbeitgeber mit weniger als 10 Mitarbeitern dürfen den Ausgleich durchführen.

Die Umsetzung des Lohnsteuerjahresausgleichs mit ilohngehalt erfolgt automatisch mit der Abrechnung Dezember, wobei etliche gesetzliche Ausschlusskriterien existieren, die automatisch von ilohngehalt erkannt und berücksichtigt werden.

Wenn Sie zum Ausgleich verpflichtet sind, kann ein Mitarbeiter beantragen, den Ausgleich vom Arbeitgeber nicht durchführen zu lassen – holen Sie sich in diesem Fall bitte ein entsprechendes Schreiben vom Mitarbeiter zur Dokumentation ein. Möchten Sie nun für einen bestimmten Mitarbeiter den Ausgleich ausschließen, können Sie vor der Abrechnung Dezember den Haken "Verzicht LSt.-Jahresausgleich" in den Stammdaten des Mitarbeiters im Register "Steuer" setzen.

 

 

Lohnsteuerbescheinigung 2017

Die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2017 wird nach Buchung der Lohnabrechnung Dezember 2017 automatisch erstellt. Voraussetzung für die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung ist, dass die „Steuer IdNr.“ des Mitarbeiters im Register „Steuer“ ab der Periode gepflegt ist, ab der auf Steuerdaten abgerechnet wird – in der Regel ist dies die Eintrittsperiode.

 

Die Steuer IdNr. können Sie rückwirkend erfassen, indem Sie im Register „Steuer“ den Button „Korrektur“ drücken. Wählen Sie dann die Periode aus und führen Sie die Änderung durch. Speichern Sie die Daten und bestätigen Sie die Korrektur durch erneutes „Speichern“.

 

Ihre Aufgaben für einen gelungenen Start ins Jahr 2018

ilohngehalt nimmt Ihnen eine ganze Reihe von Aufgaben in Bezug auf die Lohnabrechnung ab. Für folgende Sachverhalte benötigen wir Ihre Unterstützung, sei es durch Prüfung Ihrer Mitarbeiterdaten oder durch Eingabe bestimmter Daten von Dritten.

Mindestlohn

Die gute Nachricht zuerst: Der allgemeine gesetzliche Mindestlohn bleibt bei 8,84 Euro unverändert, da sich der Stundensatz 2017 geändert hat und lediglich alle 2 Jahre neu festgelegt wird. Lediglich für Zeitungszusteller entfällt der bisherige Abschlag, sodass auch diese ab 2018 den vollen Mindestlohn pro Stunde zu erhalten haben.

Achtung ist geboten, wenn Sie Mitarbeiter abrechnen, für die branchenspezifische Mindestlöhne gelten. Ab Januar steigt der Mindestlohn zum Beispiel im Bereich der beruflichen Aus- und Weiterbildung, im Elektrohandwerk oder in der Pflegebranche. Ab April gelten in der Zeitarbeit neue Mindestlöhne. Eine Übersicht finden Sie zum Beispiel auf der Seite des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts der Hans-Böckler-Stiftung.

Bitte überprüfen Sie, falls Ihre Mitarbeiter betroffen sind, im Bereich der Lohnberechnung die Stundenlöhne. Gegebenenfalls sind auch Monatslöhne oder Gehälter unter Zuhilfenahme der Arbeitszeiten auf den herunter gerechneten Stundenlohn zu prüfen. Wir empfehlen, zu diesem Thema mit Ihrer arbeits- und steuerrechtlichen Beratung in Kontakt zu bleiben.

Prüfung der Jahresentgeltgrenzen Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie ausschließlich Minijobber beschäftigen oder keiner Ihrer Festangestellten privat versichert ist und/oder 2018 durchschnittlich mehr als 4.950 Euro monatlich brutto verdienen wird, können Sie diesen Absatz überspringen.

Wer nämlich bisher gesetzlich krankenversichert war, in 2017 die Jahresarbeitsentgeltgrenze in Höhe von 57.600 Euro überschritten hat und 2018 voraussichtlich 59.400 Euro brutto oder mehr verdienen wird, hat die Möglichkeit, in die private Krankenversicherung zu wechseln. Optional kann er sich weiter freiwillig gesetzlich versichern.

Zu Jahresbeginn sollten Sie als Arbeitgeber stets prüfen, wie viel Ihre Mitarbeiter im vor ihnen liegenden Jahr an geplantem Jahresbruttoentgelt erhalten sollen. Je nachdem, wie dieses im Bezug zur vom Gesetzgeber festgelegten Jahresarbeitsentgeltgrenze liegt, kann es sein, dass gesetzlich versicherte Mitarbeiter die Möglichkeit der privaten Krankenversicherung haben – oder auch, dass privat Versicherte zurück in die gesetzliche KV fallen. Weitere Informationen zur Prüfung finden Sie zum Beispiel auf der Seite von Lohn-Info.

In ilohngehalt ändern Sie bitte die Beitragsgruppe im Mitarbeiterstamm, Register „Sozialversicherung“, an den Positionen 1 (Krankenversicherung) und 4 (Pflegeversicherung) – bei regulärer Renten- und Arbeitslosenversicherung ergeben sich zum Beispiel die folgenden Schlüssel:

  • 1111 – gesetzliche Pflichtversicherung
  • 0110 – private Versicherung
  • 9111 – freiwillige Versicherung, Beitragsabführung durch den Arbeitgeber
  • 0111 – freiwillige Versicherung, Beitragsabführung durch den Arbeitnehmer

Bei privater oder freiwilliger Versicherung beachten Sie bitte auch den KV/PV-Bereich etwas weiter unten im Register.
 


Die hinterlegte Krankenkasse ändert sich bei Eintritt in eine private Versicherung nicht, da die gesetzliche Versicherung weiterhin die Renten- und Arbeitslosenversicherungsanteile weiterleitet.

Wir empfehlen, die Prüfung bei Änderungen in der Bruttozahlung auch unterjährig durchzuführen – bei Überschreiten der Grenzen eines zuvor gesetzlich Versicherten legen Sie sich eine Notiz für den nächsten Jahreswechsel in die Personalakten, bei Unterschreiten eines zuvor freiwillig Versicherten müssen Sie direkt handeln, da sofort die gesetzliche Versicherungspflicht eintritt. Sind Sie sich hier unsicher, hilft Ihnen auch stets die zuständige Krankenkasse bei der Beurteilung.

 

Unfallversicherung: elektronisches Meldeverfahren

Sicherlich haben Sie auch in diesem Jahr wieder Post von Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse erhalten, in dem Sie gebeten werden, die Jahresentgeltmeldung 2017 bis zum 12. Februar 2018 zu übermitteln. Dies geschieht in diesem Jahr letztmalig in der bekannten Form über Fax, Briefpost oder Onlineeingabe im Portal des UV-Trägers. Bitte melden Sie in jedem Fall auch noch einmal selbst auf diesem Weg. Die Möglichkeiten teilt Ihnen der UV-Träger in seinem Schreiben mit. Als Datenbasis finden Sie nach der Dezemberabrechnung in ilohngehalt im Bericht „UV-Liste“. Haben Sie intern andere Stunden dokumentiert als in der Liste ausgewiesen, nutzen Sie bitte Ihre Datenerhebung zur Meldung.

Ab dem Meldejahr 2018 ist die elektronische Übermittlung vorgeschrieben, welche in den vergangenen beiden Jahren parallel gelaufen ist. Um diese Meldung, die dann im Februar 2019 fällig wird, von Anfang an mit der richtigen Datenbasis zu versehen, hinterlegen Sie bitte, falls noch nicht geschehen, Ihre aktuelle UV-Mitgliedsnummer sowie die UV-PIN in Ihren Firmenstammdaten (Register „Einrichtung“).

 

Nur mit diesen Daten wird es ilohngehalt möglich sein, eine UV-Stammdatenanforderung abzusetzen, auf welche hin der UV-Träger die für Ihr Unternehmen gültigen Gefahrentarifstellen („GTS-Codes“) zurückmelden wird. Und nur mit diesen Gefahrentarifstellen ist nach der Rückmeldung die Abrechnung möglich. Bitte erfragen Sie fehlende Daten gegebenenfalls bei Ihrem UV-Träger.

 

Lohnsteueranmeldung

Abhängig vom Umfang der Lohnsteuer im Vorjahr kann Ihr Finanzamt neu festlegen, welchem Rhythmus die Lohnsteueranmeldung übermittelt werden soll: monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

In der Regel erhalten Sie hier zeitnah nach Ihrer letzten Meldung für das abgelaufene Kalenderjahr ein Schreiben des Finanzamtes. Dort finden Sie die Information, welches Meldeintervall genutzt werden soll und -bei Änderung von quartalsweiser auf monatliche Meldung oder umgekehrt- ab wann die Umstellung erfolgen soll.
 

 


Bitte halten Sie gegebenenfalls Rücksprache mit Ihrem Finanzamt und stellen Sie das Meldeintervall in den Firmenstammdaten im Register „Allgemein“ um. Haben Sie beispielsweise bisher quartalsweise gemeldet und sollen künftig ab Quartal II monatlich melden, nehmen Sie die Umstellung bitte nach der Märzabrechnung vor. Erfahren Sie mehr über das Meldeintervall bei der Lohnsteueranmeldung.

DEÜV-Jahresmeldung 2017 mit Abgabegrund "50"

Für alle meldepflichtigen Mitarbeiter, die über den Jahreswechsel hinaus im Unternehmen verbleiben und für die keine laufende Unterbrechung gemeldet wurde, haben Sie als Arbeitgeber eine Jahresmeldung abzugeben. Nach der Buchung der Lohnabrechnung im Januar übernimmt ilohngehalt diese Meldung automatisch für Sie – das Dokument wird binnen 24 Stunden nach der Abrechnung in den Berichten eingestellt. Voraussetzung für die erfolgreiche Erstellung der Jahresmeldung ist, dass die „Sozialversicherungsnummer“ im Mitarbeiterstamm gepflegt ist.

Bitte prüfen Sie vor der Januarabrechnung 2018 die in 2017 neu eingetretenen Mitarbeiter und hinterlegen Sie gegebenenfalls fehlende Versicherungsnummern im Register „Sozialversicherung“ beim betroffenen Arbeitnehmer.

 

 
Fehlt die Sozialversicherungsnummer, können Sie über die dahinterliegende Schaltfläche eine Abfrage starten – sind die persönlichen Daten korrekt, wird von der Rentenversicherung die Versicherungsnummer des Mitarbeiters innerhalb von normalerweise zwei bis drei Tagen ans System zurückgegeben. Sie können die Nummer auch telefonisch bei der zuständigen Krankenkasse erfragen.


Wahl der U1-Umlagesätze – Ihre Chance für 2018

Wenn Sie weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigen, zahlen Sie in der Regel Beiträge im Umlageverfahren U1. Ob Ihr Unternehmen U1-umlagenpflichtig ist, können Sie z. B. auf der Seite der AOK überprüfen. Müssen Sie bei Erkrankung eines Mitarbeiters Lohnfortzahlung leisten, erhalten Sie, wenn Sie am U1-Verfahren teilnehmen, einen bestimmten Prozentsatz des fortgezahlten Bruttoentgeltes von der Krankenkasse zurückerstattet.

Die meisten Krankenkassen bieten mehrere Erstattungssätze an. Zum Jahreswechsel haben Sie die Möglichkeit, den Umlagesatz für die U1 bei jeder Kasse Ihrer Beschäftigten neu zu wählen. So haben Sie die Möglichkeit, bei einer Kasse, deren bei Ihnen angestellte Versicherte weniger häufig krankheitsbedingt ausfallen, einen niedrigeren Beitragssatz zu zahlen – oder aber bei einer Kasse, bei der Mitarbeiter versichert sind, die häufiger wegen eigener Krankheit ausfallen, einen höheren Beitragssatz zu wählen und damit bei der Erkrankung einen höheren Prozentsatz des Bruttoentgeltes zurück zu erhalten.

Wir empfehlen, vor der Januarmeldung auf die Kassen zuzugehen und mit diesen gegebenenfalls einen neuen U1-Satz zu vereinbaren. Die angebotenen Sätze finden Sie auf der Homepage der jeweiligen Kasse, meistens im Bereich „Arbeitgeberservice“ oder „Firmenkunden“.

Wenn der Satz mit der Kasse vereinbart ist, können Sie in ilohngehalt in den Firmenstammdaten unter Umlagesatzgruppen den gewählten Satz für die betroffene Kasse auswählen. Haben Sie den sog. „allgemeinen Satz“ gewählt oder mit einer Kasse nichts separat vereinbart, brauchen Sie hier keine Eintragung vorzunehmen.

 

Haben Sie Fragen zum Jahreswechsel?

Sollten Sie Fragen zu diesen Themen haben, senden Sie uns gerne Ihre Supportanfrage in Ihrem ilohngehalt-Zugang.