27 Nov 2019

Anne Warnk

Debitoor Sales & Marketing Specialist

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Beispielsweise gibt es Einkommensgrenzen, die nicht überschritten werden dürfen oder buchhalterische und steuerrechtliche Regelungen. Hier haben Buchhaltungsexperten für Sie zusammengefasst, was es zu beachten gilt.

Sie haben erfolgreich gegründet und sich wie viele andere Selbstständige zunächst als Kleinunternehmer bei Ihrem Finanzamt gemeldet. Dabei kommt plötzlich auch ein großer Teil an Bürokratie in Form von Buchhaltung auf Sie zu, der bewältigt werden will. Doch keine Sorge: Wir von Debitoor führen Sie gern durch den Dschungel und zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Wer ist ein Kleinunternehmer?

Zunächst einmal ist wichtig zu wissen, ob Sie überhaupt Kleinunternehmer sind. Folgende Kriterien müssen Sie dabei im Wesentlichen beachten:

  • Im vorangegangenen Kalenderjahr darf Ihr Umsatz die Marke von 17.500 Euro nicht überschritten haben.
  • Im laufenden Kalenderjahr dürfen Sie einen Umsatz von 50.000 Euro nicht überschreiten.

 

Ihre Vorteile mit der Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie ein Kleingewerbe haben, können Sie die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) für sich in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und auch Ihren Kunden keine Mehrwertsteuer berechnen müssen. Diese Regelung erleichtert Ihnen den Start nach der Gründung.

Ein Nachteil ist, dass Sie auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückbekommen. Wenn Sie in einem Zeitraum hohe Ausgaben haben, weil Sie am Anfang zum Beispiel in neue Geräte investieren mussten, kann Ihnen das durchaus auch zum finanziellen Nachteil gereichen.

 

So schreiben Sie eine Kleinunternehmerrechnung

Das Wichtigste zuerst: Sie dürfen als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Gleichzeitig müssen Sie auf Ihrer Rechnung auf Ihren Status als Kleinunternehmer hinweisen.

Dieser Hinweis könnte so aussehen: „Nach § 19 UStG ist im Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ Aber natürlich können Sie auch eine andere Formulierung wählen.

 

Damit die Rechnung korrekt ist, muss sie folgende Angaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift sowie Rechnungsempfänger
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen auch die UID Ihres Kunden
  4. Rechnungsdatum
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Umfang der Dienstleistung bzw. Menge der gelieferten Waren, sowie deren genaue Bezeichnung
  7. Preis des Produktes bzw. der Dienstleistung
  8. Liefer- bzw. Leistungszeitraum

Darüber hinaus gibt es noch einige Angaben, die zwar nicht verpflichtend, aber dennoch sehr sinnvoll sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung so schnell wie möglich bezahlt wird.

Diese weiteren Angaben sind sinnvoll:

  1. Fälligkeit der Rechnung
  2. Bankdaten und nach Möglichkeit der Hinweis auf Online-Zahlungsoptionen, damit Ihre Kunden bequemer zahlen können
  3. E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, damit Ihre Kunden Sie schnell kontaktieren können, falls sie Fragen zur Rechnung haben

Damit Sie an alle Angaben denken und Ihre Rechnung nicht vom Kunden zurückgewiesen wird, empfiehlt es sich auf ein Rechnungsprogramm wie Debitoor zurückzugreifen. In den Rechnungsvorlagen sind alle Angaben bereits enthalten und Sie vergessen garantiert keine wichtige Angabe auf Ihrer Rechnung.

 

Ihre steuerlichen Pflichten als Kleinunternehmer

Grundsätzlich halten sich Ihre Aufgaben in diesem Punkt in Grenzen. Folgendes sollten bzw. müssen Sie jedoch unbedingt erledigen:

 

Sammeln Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben

Den Überblick über Ihre laufenden Einnahmen und Ausgaben zu behalten, ist ein absolutes Muss. So behalten Sie Ihren Cashflow im Auge, können rechtzeitig Mahnungen verschicken und beobachten, ob sich Ihr Unternehmensgewinn wie gewünscht entwickelt. Außerdem bemerken Sie so rechtzeitig, ob Sie die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung noch einhalten.

Am besten sammeln Sie alle Belege und laden Sie zu einem festen Termin, beispielsweise einmal in der Woche, in Ihr Buchhaltungsprogramm hoch. Praktisch ist auch, eine mobile App zu benutzen, die Belege direkt einzuscannen und unterwegs hochzuladen.

 

So melden Sie Ihre Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuerjahreserklärung

Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer einnehmen, müssen Sie auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Trotzdem sind Sie dazu verpflichtet, jährlich eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.

Aber auch das ist nicht kompliziert: Im Grunde bestätigen Sie nur, dass Sie keine Umsatzsteuer eingenommen haben.

 

Einkommenssteuererklärung ist auch für Kleinunternehmer Pflicht

Als Selbstständiger und Kleinunternehmer sind Sie verpflichtet, einmal im Jahr Ihre Einkommensteuererklärung machen. Diese muss zwingend elektronisch über Elster Online eingereicht werden.

 

Gewinnermittlung per EÜR

Als Kleinunternehmer müssen Sie zwar keine Bilanz erstellen, sondern können Ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Dazu müssen Sie in Ihrer Steuererklärung die Anlage EÜR ausfüllen.

Vereinfacht gesagt, rechnen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben gegeneinander. Übrig bleibt Ihr Gewinn, der dann wiederum die Grundlage für die Besteuerung ist.

 

Gewerbesteuererklärung als Kleinunternehmer

Wenn Ihr Gewerbeertrag, der für Kleinunternehmer meist gleich des Gewinns ist, höher ist als 24.500 Euro, müssen Sie auch Gewerbesteuer zahlen und anmelden. Das ist jedoch bei einem jährlichen Umsatz von maximal 17.500 Euro kaum zu erreichen.

Das bedeutet für Sie, dass Sie beim Finanzamt nachfragen können, ob es möglich ist, Sie von der Verpflichtung zur Gewerbesteuererklärung zu entbinden.

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