03 Jun 2019

Sonderfälle bei Beenden des Arbeitsverhältnisses: Arbeitnehmer abmelden

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, werden für den bisherigen Arbeitnehmer aus Sicht der Lohnbuchhaltung und der Personalverwaltung einige Abmeldungen nötig – im Regelfall zwei:

  • die lohnsteuerliche Abmeldung in der der ElStAM-Datenbank der Finanzverwaltung, wenn das Arbeitsverhältnis endet
  • die Abmeldung der Beschäftigung bei den Einzugsstellen der gesetzlichen Sozialversicherung

Eine Abmeldung bei der Sozialversicherung kann auch aus anderen Gründen erforderlich sein als dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses.

 

Arbeitsverhältnis endet: ELStAM-Abmeldung

Die Abmeldung als Hauptarbeitgeber oder Nebenarbeitgeber kann in den ELStAM frühestens ab dem Tag erfolgen, an dem das Arbeitsverhältnis endet. Dabei werden neben der Iaufenden Nummer des Arbeitnehmers, sein Geburtsdatum, das Datum, an dem das Beschäftigungsverhältnis endet und das Referenzdatum der Anmeldung durch diesen Arbeitgeber übermittelt.

Das geschieht aus ilohngehalt automatisch, sobald unter Mitarbeiter -> Name des Arbeitnehmers das Feld „Austrittsdatum“ ausgefüllt wird. Gleichzeitig muss unter „Austrittsgrund“ eine der Optionen gewählt werden, beispielsweise „gekündigt“.

Zusätzlich zur ELStAM-Abmeldung muss dem Betriebsstättenfinanzamt und dem Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermittelt werden. Auch das übernimmt ilohngehalt automatisch.

 

Zeitnah Arbeitnehmer abmelden, sonst droht der Status „Nebenarbeitgeber“

Eine ELStAM-Abmeldung vor dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, also etwa gleichzeitig mit der Aussprache der Kündigung, ist nicht möglich. Die ELStAM-Abmeldung sollte jedoch bald nach dem Ausscheiden erfolgen.

Sonst kann es dazu kommen, dass der frühere Arbeitnehmer ein neues Arbeitsverhältnis beginnt und sich damit ein neuer Arbeitgeber für ihn anmeldet. Ist der frühere Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank noch nicht abgemeldet, wird er dadurch zum Nebenarbeitgeber, in der nächsten Änderungsliste ist für den eigentlich ja gar nicht mehr aktiven Arbeitnehmer Steuerklasse IV verzeichnet.

 

Nachzahlung von Lohn nach ELStAM-Abmeldung

Die Nachzahlung von Lohn oder Gehalt ist grundsätzlich auch nach der ELStAM-Abmeldung möglich. Für den Zeitraum, für den das Entgelt nachbezahlt wird, liegen die ELStAM ja vor. Das gilt auch für nachbezahlte Prämien und Boni, die erst nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers errechnet werden.

Wird dagegen nach dem Ausscheiden eine Abfindung bezahlt, dann müssen neue ELStAM für den Monat der Zahlung angefordert werden. Sofern der ausgeschiedene Arbeitnehmer bereits ein neues Beschäftigungsverhältnis aufgenommen hat, gilt die Steuerklasse VI. Die Steuerklasse VI ist in diesen Fällen auch anzuwenden, wenn der Arbeitgeber eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers unterlässt.

 

Steuerschaden durch vorzeitige Abmeldung

Ein typisches Beispiel sind Kündigungsschutzklagen: Der Arbeitnehmer wurde vom Arbeitgeber gekündigt und abgemeldet. Er klagt gegen die Kündigung. Durch Vergleich oder ein Urteil des Arbeitsgerichts wird das Ende des Arbeitsverhältnisses auf einen späteren Zeitpunkt festgelegt.

Der Lohn oder das Gehalt muss entsprechend nachgezahlt werden. Steht der Arbeitnehmer bereits in einem neuen Arbeitsverhältnis muss diese Nachzahlung mit Steuerklasse VI versteuert werden. Somit steht der Arbeitnehmer deutlich schlechter da, als wenn ihm das Gehalt regulär gezahlt worden wäre. Diesen Steuerschaden muss der Arbeitgeber ausgleichen, wenn der Arbeitnehmer das im Kündigungsschutzprozess verlangt.

 

Meldung an die Sozialversicherung bei Ende der Beschäftigung

Nach § 8 DEÜV muss die Meldung über das Ende des versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses mit der nächsten (und in der Regel letzten) Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen, spätestens jedoch bis sechs Wochen nach dessen Beendigung. Für die Abmeldung zum Ende der Beschäftigung gilt der Meldegrund 30.

 

Abmeldung bei der Sozialversicherung ohne Ausscheiden des Arbeitnehmers

Eine Abmeldung des Arbeitnehmers bei den Sozialversicherungsträgern kann auch in anderen Fällen als dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein.
Solche Fälle sind beispielsweise ein Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers (Meldegrund 31), ein unbezahlter Urlaub, der seit einem Monat andauert (Meldegrund 34), ein Streik, der bereits seit einem Monat andauert (Meldegrund 35).

Für den Fall, dass das Beschäftigungsverhältnis gleichzeitig angemeldet und wieder abgemeldet wird, gilt Meldegrund 40. Ist der Arbeitnehmer verstorben, ist Meldegrund 49 einschlägig.

 

Abmeldung bei der Unfallversicherung?

Eine gesonderte Abmeldung bei der Unfallversicherung ist nicht notwendig. Die Meldung des Arbeitnehmers erfolgt im Rahmen der Jahresmeldung.

Eine Ausnahme gibt es allerdings, wenn der Arbeitnehmer nach dem Ausscheiden aus der Beschäftigung eine Rente antritt. Dann fragt die Deutsche Rentenversicherung (DRV) eine Gesonderte Meldung ab. (Auch diese ist mit ilohngehalt schnell erledigt, alles Wichtige steht in diesem Beitrag „Meldung an die Rentenversicherung“.)

 

Abmeldung bei Krankengeldbezug

Wenn der Arbeitnehmer langfristig erkrankt ist und Krankengeld erhalten hat, muss er mit dem Erreichen der Höchstdauer des Krankengeldbezugs nach 78 Monaten bei der Krankenversicherung abgemeldet werden. Das gilt allerdings nur, wenn er zu diesem Zeitpunkt bereits gekündigt ist. Wurde ihm zu diesem Zeitpunkt noch nicht gekündigt, ist er jedoch weiterhin krank, erfolgt die Abmeldung erst einen Monat später.

 

Schwerbehinderte: Anzeige beim Integrationsamt bei Kündigung in der Probezeit

Wird ein schwerbehinderter Arbeitnehmer eingestellt und während der Probezeit wieder gekündigt, muss dies innerhalb von vier Tagen dem zuständigen Integrationsamt angezeigt werden. Dabei ist auch die Begründung zu nennen.

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